～コミュニケーションギャップを解消する～

コミュニケーションのトラブルを解消するためのポイントは、
まず、質問責任・説明責任を果たすことです。

コミュニケーションは双方向のやりとりです。
質問する側・説明する側が両者とも果たすべき責任をきちんと認識すれば、
コミュニケーションギャップを解消するための第一歩となるでしょう。

具体的には、次の点を日常的に心掛ける必要があります。

『質問責任・説明責任』
質問責任：不明点・疑問点を放置せず、必ず確認する
説明責任：説明する際には「正確」「簡潔」「的確」「平易」を心掛ける

よくある状況として、上司が「何でも聞いてほしい」と言っておきながら、
実際に部下が質問すると「少しは自分で考えて」と回答するといったように、
自身の責任を果たしていないケースがあります。

質問責任と説明責任はセットになっていると認識し、
お互いに責任を果たせるように心掛けましょう。
　
『共通言語を使う』
組織内で、使用する用語を統一するのも重要なポイントです。
勤続年数や知識量、担当業務などによって使用する用語が異なっていると、
認識のずれが生じやすくなります。
認識にずれが生じないよう、社内の共通言語を決めておく。
必要に応じて社内用語集を作成するなど、統一化を図る工夫をするといいでしょう。
　
『報連相を徹底する』
認識のずれを解消するには、日頃から報連相（報告・連絡・相談）を徹底することが重要です。
思い込みにもとづいて業務を進めてしまわないよう、事あるごとに報連相を徹底します。
　
『普段からコミュニケーションを活発にする』
日常的にコミュニケーションが活性化されていない組織では、
コミュニケーションギャップが発生するケースは少なくありません。
お互いが気軽に会話を交わし、発言できる素地を作っていくことは、
コミュニケーションギャップを埋めるうえで重要なポイントです。

こうした取り組みの積み重ねが、
コミュニケーションで誤解やすれ違いが生じやすい場面で、
「念のために確認する」
「自分の認識を相手に伝える」
といった行動へとつながっていくのです。